Eine Ausfertigung ist in Deutschland eine Abschrift der Urschrift einer Urkunde und ist zwingend mit einem Ausfertigungsvermerk zu versehen (§ 49 Abs. 1 Beurkundungsgesetz).
Die Ausfertigung vertritt im Notarwesen die Urschrift (Original) der Urkunde im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG), weil die Urschrift nicht in Umlauf gebracht wird, sondern Bestandteil der Urkundenrolle des Notars ist (ausgenommen sind Testamente und Erbverträge). Die Ausfertigung ersetzt das Original in der praktischen Verwendung; sie vertritt die Urschrift im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG).[1] Ähnlich ist es bei Gerichtsurteilen, die den Parteien (verkündete Versäumnisurteile nur der unterliegenden Partei) zugestellt werden müssen (§ 317 Abs. 1 ZPO). Eine Ausfertigung ist nur dann erforderlich, wenn es materiell- oder verfahrensrechtlich auf den Besitz der Urkunde ankommt und die Urschrift nicht am Rechtsverkehr teilnimmt.[2] Eine Ausfertigung kann neben einer Urschrift auch von einer Übersetzung einer Urschrift der Urkunde erteilt werden, wenn ein Urkundenübersetzer oder Notar die Übersetzung mit einem Vollständigkeits- und Richtigkeitsvermerk versehen hat.
Ausfertigungen kann regelmäßig nur die Stelle erteilen, die die Urschrift verwahrt (§ 48 BeurkG). Aufgrund der Legaldefinition ist Quelle der Ausfertigung immer die Urschrift, folglich kann es keine Ausfertigungen von Ausfertigungen oder Ausfertigungen von beglaubigten Abschriften geben. Zudem gibt es keine Ausfertigungen von öffentlich beglaubigten Urkunden, weil diese keine „Niederschrift“ im Sinne des § 47 BeurkG beinhalten.
Von der Ausfertigung zu unterscheiden ist die „beglaubigte Abschrift“ oder „beglaubigte Ablichtung“ („beglaubigte Fotokopie“). Trotz ihrer notariellen oder behördlichen Beglaubigung bleiben sie eine Abschrift bzw. Ablichtung ohne die Beweiskraft und Erklärungswirkung, die nur die Ausfertigung hat; es fehlt an der „Niederschrift“. Erst recht stellen einfache Lichtbildkopien (Fotokopien) im juristischen Sinne keine Ausfertigung dar, weil es an der Beglaubigung und wiederum der „Niederschrift“ fehlt. Deshalb ist beispielsweise die notarielle Annahmeerklärung zu einem Vertragsangebot dem anderen Vertragspartner (Anbieter) erst dann im Rechtssinne zugegangen, wenn ihm eine Ausfertigung der Annahmeerklärung zugegangen ist. Der Zugang einer beglaubigten oder gar einfachen Ablichtung genügt nicht. Nur die Ausfertigung entfaltet Rechtswirkungen etwa beim Zugang oder Beginn von Rechtsmittelfristen.