Ein Beleg (oder Buchungsbeleg) ist in der Buchführung ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält und als Grundlage für eine Buchung dient.
Der Beleg ist ein Informationsträger, der einen oder mehrere Geschäftsvorfälle in knapper, für das Rechnungswesen bearbeitbarer Form dokumentiert.[1] Im Rechnungswesen gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg.“[2] Nach diesem Belegprinzip dürfen nur Belege eine Buchung auslösen. Im heutigen Sinne sind Belege Datenträger, die im Rechnungswesen visuell oder maschinell verarbeitet werden können[3] und eine Veränderung der Erlöse, Erträge, Kosten, der Verbindlichkeiten oder des Vermögens zur Folge haben.
Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich Geldgeschäfte bzw. der Geld- oder Zahlungsstrom eines Unternehmens nachvollziehen lassen.[4]
Fremdbelege sind externe Dokumente, die von Wirtschaftssubjekten außerhalb des verbuchenden Unternehmens stammen wie Abrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) oder Zahlungen auslösende Verträge. Auch die Quittung ist ein Buchungsbeleg.[5] Eigenbelege stammen aus dem verbuchenden Unternehmen und sind über Eigenleistungen, innerbetriebliche Leistungsverrechnungen oder Materialentnahmen ausgestellt. Notbelege müssen angefertigt werden, wenn Fremdbelege entweder verloren gegangen sind oder üblicherweise nicht ausgestellt werden (wie etwa bei Parkuhren oder Trinkgeldern).[6]
„Beleg“ und „Buchungsbeleg“ sind Rechtsbegriffe, die beispielsweise in § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB vorkommen. Für den Bundesfinanzhof (BFH) gehören Belege zum Begriff der ordnungsmäßigen Buchführung.[7] Ein Beleg muss sämtliche wesentlichen Bestandteile enthalten, nämlich den Belegtext mit der knappen Beschreibung des Geschäftsvorfalls, Betrag, Ausstellungsdatum und bei Fremdbelegen die Autorisation durch Anerkennung der sachlichen Richtigkeit.[8]
Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen (§ 259 Abs. 1 BGB).