Stellvertreter ist eine mit der Befugnis zur Stellvertretung ausgestattete natürliche Person in Organisationen, die bei Abwesenheit des eigentlichen Stelleninhabers dessen Funktion übernimmt. Hat der Stelleninhaber eine Leitungsfunktion inne, kann er an den Stellvertreter im Sinne einer arbeitsteiligen Leitung auch dauerhaft Führungskompetenzen übertragen.
Als Organisationen gelten Unternehmen, Behörden oder sonstige Personenvereinigungen. Sie müssen auch dann handlungsfähig bleiben, wenn die eigentlich zuständigen Mitarbeiter oder Entscheidungsträger abwesend sind. Damit dies möglich ist, gibt es Abwesenheitsregelungen, die vorsehen, dass bestimmte Personen als Abwesenheitsvertreter nach dem Kongruenzprinzip der Organisation die identischen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Abwesenden wahrnehmen dürfen. Stellvertreter gibt es auf allen Hierarchieebenen mit Außenwirkung. Die Stellvertretung kann persönlich durch Benennung einer bestimmten Person oder organisatorisch durch die Aufgabe als Stellvertreter geregelt werden.[1]
Im Falle der Abwesenheit erweitert sich der Arbeitsinhalt des Stellvertreters um das Arbeitsgebiet des Abwesenden, so dass mit der Stellvertretung eine höhere Arbeitsbelastung verbunden sein kann. Der Stellvertreter hat bei der Wahrnehmung seiner Aufgabe im Sinn und Geist des vertretenen Stelleninhabers zu handeln, er darf keine Entscheidungen treffen, von denen er weiß oder annehmen muss, dass sie den Vorstellungen des Stelleninhabers nicht gerecht werden.[2] Es entspricht dem Wesen der Stellvertretung, dass der Ermessensspielraum des Stellvertreters hierdurch eingeschränkt wird.[3] Die Verantwortung von Stelleninhaber und Stellvertreter beruht auf den Grundsätzen der Delegation von Verantwortung, wobei sich der Stellvertreter insbesondere stets vertretungsfähig zu halten hat und im Vertretungsfall den Delegationsbereich des Stelleninhabers ordnungsgemäß wahrnimmt.[4] Vertritt der Stellvertreter einen Vorgesetzten, so ist zu klären, ob und inwieweit er auch dessen Kompetenzen erhält. Beim Stellvertreter einer Führungskraft oder eines Disziplinarvorgesetzten wird es sich im Regelfall um Kollegen derselben Hierarchie-Ebene handeln, ansonsten werden die Aufgaben der Personalführung sowie disziplinarrechtliche Entscheidungen meist nicht an Stellvertreter übertragen.